Gdy już zostanie przygotowany dobry system oceny okresowej pracowników, stajesz przed kolejnym dużym wyzwaniem – trzeba ten system skuteczne wdrożyć. Warto zacząć działać w tym kierunku już od początku tworzenia systemu.
Szukaj orędowników systemu ocen okresowych wśród pracowników firmy. Nawet jeśli system tworzony jest przez firmę zewnętrzną, to pracownicy powinni mieć możliwość udziału w niektórych etapach prac. Możesz zorganizować warsztaty, na których przedstawiciele wszystkich działów firmy przekażą informacje na temat swojej pracy i możliwych kryteriów jej oceny. System opracowany w ten sposób odbierany jest jako „własny”, a nie „przyniesiony w teczce” i narzucony.
Jeśli docelowo system ocen okresowych ma być powiązany z systemem motywacyjnym i wpływać na podział premii, warto podzielić projekt na dwa etapy. W pierwszym pracownicy poznają system oceny, nauczą się jego stosowania, a także podzielą uwagami, które umożliwią niezbędne uzupełnienia bądź korekty systemu. Dopiero w kolejnym etapie wyniki przeprowadzonych ocen będą miały przełożenie na wysokość premii otrzymanych przez poszczególnych pracowników.
Można wybrać grupę pracowników, którzy „przetestują system”, czyli przeprowadzą oceny z wykorzystaniem opracowanych metod, a następnie podzielą się otwarcie swoimi spostrzeżeniami – z czym mieli kłopot, które elementy oceny stanowiły trudność, jak często brakowało punktów na skali, itp. Wszystkie uwagi krytyczne powinny zostać wnikliwie przeanalizowane.
Im więcej informacji otrzymują pracownicy, tym mniejsze są ich obawy związane z kryteriami oceny, z przebiegiem procesu i z jego konsekwencjami. Pracownicy powinni być informowani o korzyściach systemu, kolejnych etapach jego tworzenia i o jego finalnym kształcie. Można wykorzystać dostępne drogi komunikacji, a do najczęstszych należą: informacja od zarządu i wyższej kadry menedżerskiej np. przesłana do wszystkich drogą mailową, ulotki, plakaty, informacje umieszczone w Intranecie, na tablicach ogłoszeń czy też w gazetkach firmowych.
Ważne jest zapewnienie spójności prowadzenia ocen okresowych w ramach całej firmy. Nie wystarczy przekazać menedżerom arkusze oceny. Skuteczną metodą jest przeprowadzenie szkoleń w formule warsztatowej, gdzie możliwe jest przećwiczenie oceny na konkretnych przykładach, zadanie pytań i rozwianie wszelkich wątpliwości dotyczących procesu.
To oni najczęściej odczuwają obawy związane z wprowadzeniem oceny. Nie zawsze budżet pozwala na przeprowadzenie szkoleń skierowanych do tej grupy pracowników, ale są inne sposoby. Warto przygotować szczegółowe informacje o tym, jak ocena będzie przebiegała, jakie będą jej kryteria a także w jaki sposób można się dobrze przygotować do rozmowy oceniającej. Oceniani powinni mieć oczywiście dostęp do arkuszy oceny.
Warto zapytać pracowników o ich opinie na temat przeprowadzonej oceny. Najczęstszą metodą jest badanie ankietowe skierowane do wszystkich pracowników, bądź do ich reprezentatywnej grupy.
Wiele informacji przyniesie też analiza wyników oceny – w jaki sposób zostały wypełnione arkusze, jakie są wyniki oceny, itp.
Każda zmiana budzi obawy, to naturalny odruch. To przede wszystkim od pracowników Działu Personalnego w dużej mierze zależy, czy na poszczególnych etapach tworzenia i wdrażania systemu ocen okresowych podjęte zostaną działania minimalizujące strach pracowników przed tą zmianą.